创新人事档案编号方法_职工号编号法

发布时间: 2020-11-23 23:01 标签：编号工号人事创新档案

科学管理

KEXUEGUANLI

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内蒙古科技大学人事处明文梅

传统的人事档案编号方法有其优点，也存在许多缺点。内蒙古科技大摘要人事档案编号是人事档案管理工作的重要环节，

学创新并采用的职工号编号法，在人事档案信息化管理工作中优点突出，具有实用价值。

关键词人事档案编号

随着人事档案人事档案编号是人事档案管理工作的重要一环。

管理现代化程度的不断提高，档案的编号方法也要不断地得到改进和发展，使之越来越合理，也更为实用。档案编号是否科学，直接关系到人事档案上架（入柜）排列科学性，关系到查借阅档案的利用效人事档案编号科学，上架率，关系到档案材料归档的速度和准确率。（入柜）排列科学合理，不仅存取档案方便，还能最大限度地节省存放空间。传统的人事档案编号方法主要有，笔形编号法、姓氏笔画编汉语拼音编号法和单位编号法等。这些方法都有其优点，但也号法、

有其缺点。随着人事管理现代化水平的提高，人事档案信息系统的建立，人事档案管理工作的不断创新，内蒙古科技大学在人事档案—职工号编号编号方法方面，创新并采用了一种人事档案编号法——法，经过20多年的实践表明，职工号编号法具有很强的科学性和实使用职工号编号法，人事档案排列有序，节省空间，位置稳定，用性。

归档迅速，省时省力，也有利于人事档案信息系统的开发和运行，便于人事档案实现信息化、网络化管理，大大提高了人事档案管理工作效率。

一、传统的人事档案编号方法的优点、缺点

1．笔形编号法。笔形编号法是按照档案卷名（即人员姓名）的笔形取角编号的方法（如四角号码和类似四角号码法），这种编号具有简便、编号效率高、误差少、档案存放集中等优点。但是取笔形编号的基本规则不易掌握，使用不广泛，不利于档案信息化管理；21世纪以来，随着高校人才数量快速增多，如果采用这种方法，人事档案需要经常挪动位置，费时费力，不利于档案材料迅速归档。

2．姓氏笔画编号法。姓氏笔画编号法，首先按照姓氏分类，然

和归档，比较繁琐；这种方法同样不利于档案信息化管理。

二、职工号编号法的特点

编号比较繁琐，由于姓氏的不均衡，易出现有的号过多，有的号过少，档案存放不整齐、头绪多，编号、检索慢等问题；如果新增人员的姓氏笔画是原有人事档案所不存在的，就需要穿插上柜，由于没有预留空间，所以需要经常挪动后面的档案位置，这几年新增人员较多，使用这种方法工作量太大，会影响人事档案的稳定性；出现重名重姓的时候，这种方法经常出现档案材料归档错装的现象；这种编号方法也不利于档案信息化管理。

3．汉语拼音字母编号法。汉语拼音字母编号法是根据汉语“音序检字法”的原理，按人员姓名的拼音字母次序排列编号的方法。这种方法也比较科学，只要熟悉掌握了汉语拼音方法，编号和使用都很简便。这种方法的缺点是：如拼音不熟练或不准，易出差错；人员姓名音同字不同或者音同字也同的情况太多，不便于排序；容易造成归档失误，效率低；这种编号方法也不利于档案信息化管理。

4．单位编号法。单位编号法是按照内设机构的性质不同划分40

兰台世界2012·8

月中旬

档案管理区域，如教学单位、科研单位、教辅单位、管理部门、后勤等多个档案管理区域，每个档案管理区域按照不同的单位将各单位人员的人事档案排列上架。这种方法的优点是各单位人员档案比较集中，以单位收集的档案材料归档方便，按照单位查找和利用人事档但这些编号方法存在一些缺点，当遇到某些单位撤并时，案较方便。

撤并单位的人员档案都需要按照新单位重新排序上架，需要挪动其他档案，腾出新单位人事档案的存放空间；遇到人员增减、人员调整、人员单位变动时，经常要调整其人事档案的位置，工作量太大；遇到一个单位人员较多时，还需在本单位内部采用笔形编号法、姓氏笔画编号法或汉语拼音编号法等进行二次编号，才便于入库保存

1.职工号编号法的构成。早在1989年，内蒙古科技大学在人事管理工作中，实现微机化管理，在DOS平台下建立了人才数据库，录入教职工基本信息，对每一位在职职工进行了职工编号，赋予每一个职工唯一的号码，这个职工编号作为人事档案编号，运用在人事档案管理工作中。职工号编号法的构成，是由7位阿拉伯数字组成，前4位代表新增人员来校工作的年份，后3位代表本年度来校报到工作的顺序，例如：2002年第5个新增人员报到工作，他的职“2002005”。职工号具备唯一性，不论是新增人员，还是调出、工号为

退休等减员人员的号码不重复使用，当调出人员办理调出手续之后，其职工号同时废除；当退休人员办理退休手续后，其人事档案转入退休档案库，其职工号从在职人员库中删除，在退休库中继续使用，作用相同。目前，内蒙古科技大学开发和使用了windows平台下

集人事现代化管理和人事档案现代化管理于后再按姓名的笔画多少为序进行编号的方法。这种方法的优点是：的人事信息管理系统，

全校推广使用职工编号，广泛运用于工资管理、一卡通、图书易学，档案存放位置相对固定，不易错号。但是这种方法的缺点是，一体，

信息网络中，实现了人事档案信息化管理。借阅、

2.职工号编号法的优点。（1）编排简单，节省空间。不难看出，对每年新增人员按照进校时间先后顺序进行流水号编排，操作十分简单，上架也十分方便，人事档案管理人员上手快，可操作；由于职工号编号法是按照年份排序，通常情况下，以往年份入校人员的档案位置固定后，新进人员的档案接住最后一卷档案依次上架即可，不会存在因人员新增而挪动档案位置腾出存放新增档案空间的情况，大大节省了档案存放空间。（2）避免磨损，利于保存。几种传统的人事档案编号方法，都会出现频繁的挪动档案的情况。职工号编号法的特点是，除了减员引起抽取档案进行转递或转入其他档案库（退死亡库），而导致个别档案位置空缺发生以外，一般情况下，人休库、

员增加、人员变动、单位变动、职务变动等因素，均不引起档案顺序变动，大大减少了档案的挪动，确保档案位置的稳定性，避免了因经常挪动档案而造成磨损档案、错放档案和遗失档案的现象发生。（3）

YANJIUTANSUO

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深圳大学程钰

本文认为在当前信息化浪潮日益普及的新形势下，要充分发挥档案资源在高校的作用是离不摘要通过细致的分析和论证，

开电子政务的，借助电子政务，才能实现档案管理的信息化，使得档案管理工作走上新台阶。

关键词电子政务档案管理高校信息化建设

电子政务是在高校管理和职能服务中，运用现代信息和通信技

规范和科学的服务，是学校它全方位地为学校各个部门提供高效、行政管理手段和管理方式的变革和创新。

计算机与信息技术的迅猛发展促进了电子政务的迅速发展，这给高校档案管理工作带来了前所未有的挑战和机遇。高校档案管理是高校档案部门一项重要的基础性工作，电子政务为高校档案管理在当今计算机工作的信息化建设提供了发挥的平台和发展的动力。

与信息技术不断推动社会进步的时代背景下，高校的档案资源已成加强高校档案信息化建设是高校档案管理工作适应时代和社会发展需要，提高高校生产力和先进管理水平的必然要求，也是发展和提高档案管理工作和服务水平的重要标志。目前绝大部分高校的档案管理信息化建设已经或即将纳入电子政务建设的规划，使得两者如何依托电子政务加强高校档案信息化管理是目的建设同步进行。

前迫切需要解决的热点问题。

一、电子政务是高校档案信息化的支撑平台

随着高校教育现代化建设快速发展和电子政务技术的广泛应用，档案信息作为高校一种重要的信息资源，日益显示出其应有的档案信息的价值在于为学校管理者和教育工作者提供服重要作用。

务，在教育现代化背景下，对档案管理工作的要求越来越高，档案管理的技术含量也会越来越重。在高校全面推动电子政务的新形势

为高校教育管理活动和教育战略决策不可或缺的基本保障。因此，到新的水平，全面推进高校档案管理事业的发展。

二、依托电子政务转变高校档案管理理念资源平台，根据需要向社会大众提供档案资源服务。

在人员增减、工资管理、职称评定、师资培训等各项人事管理方面进行软件开发，实现了现代化办公手段，所形成的工资表、考核表、职称表、聘用表以及个人备案表等个人微机表均标注其职工编号，以便归档。内蒙古科技大学实现了人事档案信息化、制度化管理，要求相关部门所形成各类归档材料均标注职工编号，并通过校园网络实现档案材料交接手续，更加便于档案材料归档。人事档案人员进行档案材料归档时，只要先将材料按照职工编号排序，就能够准确、快捷地将材料一一对应地装入其本人的人事档案袋中，避免因同名同姓造成错装材料现象的发生，大大提高了归档工作的效率，提高了归档工作的准确率。（4）检索快捷，便于利用。人事档案管理工作是人事管理工作的基础，人事档案信息的检索和使用，直接影响到人事管理的水平。人事档案采用职工号编号后，档案检索已经从过去传统的手工检索变为微机检索，检索快捷、准确；人事档案采用职工号编号后，无论是查借阅人事档案，还是转递人事档案，人事档案工作人员按照被使用人员的职工编号，就会迅速、准确提取被使用人

础数据，为教学、科研、管理、后勤等各项工作提供参考依据。事制度改革发展的需要。

参考文献

[1]张秀芹.高校人事档案编号方法之探讨[J].青春岁月,2010(12).★作者简介：明文梅，内蒙古科技大学副研究馆员。

兰台世界2012·8月中旬

这将在相当长的时间里都是学校管理部门必须面对和解决的紧迫的要求，是高校现代化管理发展必须要解决的重点问题。电子政务发展可以为档案信息化建设提供技术支撑平台，推动档案管理信息化建设稳步前进。档案信息化建设理应上升为高校电子政务建设的重要内容的高度，以高校电子政务建设为动力和支撑，将档案信息的收集、整理和存储等管理工作纳入电子政务建设的范畴，增强档案信息管理的服务意识，更新管理观念，提高服务水平，真正保证提针对性和实效性，把档案管理工作提高供档案信息服务的及时性、

因此，从电子政务角度看，档案管理信息化是社会发展大背景术实现高校行政组织结构和管理工作流程信息化建设的主要部分，任务。

1.建立档案信息资源服务于高校和社会的服务理念。相对于学校其他职能部门信息化的快速发展，档案管理部门开始显现滞后与封闭。随着高校全面开展电子政务建设，这种情况将得到彻底改变。高校档案资料作为高校的重要信息资源，应该是为学校和教育管理提供服务并作为决策的依据，档案管理者应该随着电子政务建设的全面开展而转变工作理念，顺应高校机制改革的步伐，对应电子政务的服务机制，研究高校档案信息化管理的创新服务模式，建立广泛的、开放的和社会化的服务体系，树立整体观念和全局观念，为高科研及管理提供全面有效服务的同时，积极构建档案信息校教学、

2.坚持与时俱进和科学发展的创新理念。高校电子政务是信息

并发挥示范带下，有必要全面推动高校档案管理工作，提高档案管理工作的水平，化时代先进信息技术在高校管理工作中的具体运用，………………………………………………………………………………………………………………………………………………………材料编号，归档迅速。内蒙古科技大学建立人事信息管理系统以后，员的人事档案，使用结束后，准确将档案上架入库，大大提高了工作

效率和档案利用率，人事档案管理工作由过去重保管、轻利用转变到重高效利用、重科学保管、重信息化管理的局面上来。（5）统计分析，提供依据。在进行人才信息统计、人才预测时，职工编号在人事信息系统中起到重要的作用。简单举例：统计近三年引进人才数量，因为职工编号的前4位正是代表新增人员来校工作的年份，所以，只要统计职工编号的前4位与统计年份相同，近三年引进人才数量迅速而准确地统计出来。同理，职工编号在人事信息系统的复杂统计中起到很大的作用，为组织人事工作中的人才分析和预测提供基

总之，随着高校人事制度改革的不断深化，人事档案管理工作也在不断创新和发展，人事档案编号方法的创新仅仅是创新的一个部分，今后在人事档案信息化、网络化管理方面不断创新，以适应人

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