档案管理规定改

档案管理规定

编制：依然 审核： 王韧 批准： 吴军胜

1 目的

为规范创新压铸件的档案管理工作，维护企业档案的完整、准确、安全和有

效利用，根据《档案法》和国家、省、市有关企业档案管理规定，结合创新压铸

件实际，制定本规定。

2 范围

大连创新压铸件有限公司。

3 职责

3.1 总经理办公室是公司档案的主管部门，负责公司档案工作的指导、监督和

检查。

3.2 财务部负责公司会计档案的专项档案管理工作。

3.3 人力资源部负责公司员工档案的专项档案管理工作。

3.4 产品工程部负责公司科技类档案的专项档案管理工作。

3.5 公司总经理室配兼职档案员，并保持相对稳定，每年最少接受一次专业的

档案管理培训；同时根据实际情况配备专门的档案室或档案柜。

3.7 公司所有员工都有保护档案的义务，在职务活动中形成的各种载体的文件材

料，均归公司所有。

4 定义

本规定所称档案是指公司在生产经营和管理等活动中直接形成的，对企业和

国家具有保存价值的各种形式和载体的归档文件材料。其构成包括党群工作、行

政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基本建设、设备仪器、会计、

职工等方面档案和其它专门档案。

5 内容

5.1 文件材料的积累、整理和归档

5.1.1 文件材料的积累、整理、归档工作应列入各部门职责范围及有关人员的岗

位职责，并指定有关人员负责所形成文件材料的积累、整理、归档工作。

5.1.2 文件材料的积累、整理与归档要按照形成规律和公司下发的归档范围（详

见附录

A 《创新压铸件文件材料归档范围及保管期限表》），确保齐全、完整、准确和及

时。

5.1.3总经理室档案管理人员参加本公司有关产品、研发、基建等项目的管理工

作，负责收集、验收有关文件材料，没有完整、准确的文件材料不得通过鉴定或

验收。

5.1.4归档保存的文件材料必须完整、准确、系统、规范，反映企业各项活动的

真实内容和历史过程，保持文件材料之间的有机联系，符合国家和公司规定的整

理组卷原则和标准。

5.1.5 归档文件材料的书写和载体材料应能耐久保存。电子文件需要永久、长期

保存的，应形成纸质和光盘等双套介质材料归档保存，并填制《电子文件目录》

5.1.6归档范围内的文件材料，由各部门指定有关人员进行完整性、准确性鉴别

确认，划定保管期限和密级，组成保管公司（件、卷、册、袋、盒），经部门负

责人签审后，按规定的时间向档案部门移交，并填写《档案移交清单》，任何部

门或个人均不得据为己有。各部门形成的管理性文件材料一般应在形成的第二年

上半年内归档；产品文件材料在产品定型后，科研课题文件材料在课题鉴定后，

基建、技改项目文件材料在项目竣工验收后，外购设备仪器或引进项目的文件材

料在开箱验收或接收后归档，时间跨度长的项目可分阶段、分项目或分期归档；

会计文件材料在本会计年度终了暂由财务部门保管一年后向档案部门归档；其它

专门文件材料按专业要求或任务告一段落后及时向档案部门归档。

5.1.7 归档文件材料一般归档一式一份，比较重要和利用频繁的，可适当增加归

档份数。

5.1.8归档文件材料办理交接时，交接双方要认真清点和检查确认，并在移交清

册上签字。移交清册一式两份，交接双方各执一份备查。归档的外文档案资料，

由归档部门负责对标题和目录填写移交清单。

5.2档案管理

总经理办公室要根据《档案法》和公司有关规定，建立健全本公司档案管理

制度和管理网络，将相关内容纳入有关人员的岗位责任制，保证档案管理的科学、

规范。

5.2.1 档案整理

5.2.1.1档案的整理要遵循档案形成的特点和规律，保证档案材料之间的有机联

系。档案的实体分类和排列要能够反映各公司档案类目设置的基本情况，便于保

管和利用。案卷质量和档案用品质量、规格应符合集团公司的有关标准和要求。

各类档案要按保管公司编制总目录，并根据需要，编制分类目录、专题目录、索

引等其他检索工具。

5.2.1.2 创新压铸件档案分类：共分为五大类，即文书档案、科学技术档案、会

计档案、职工档案、声像档案。每类又可分为不同的属类，设置11个一级类目。

文档档案类的二级及二级以下类目一般按题或组织机构设置，产品、设备仪器类

的二级及二级以下类目按产品和设备仪器型号设置，科学技术研究类的二级及二

级以下类目按课题性质或课题设置，基本建设类的二级及二级以下类目按工程性

质或建筑项目设置，会计档案类的二级及二级以下类目按文件形式（名称）设置，

职工档案的二类目按在籍性质分别设置，声像档案类不分二类目，按年代----问

题组卷排列。

1）文书档案：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类；

2）科学技术档案：产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类；

3）会计档案：会计档案类；

4）职工档案：职工档案类；

5）声像档案：声像档案类；

5.2.1.3 各类档案的编号标准

1）文书档案编号是在同一年度内，同一一级类目的一个保管期限内按二级类目

顺序从“1”开始逐件流水编号，同一年度、同一一级类目归档文件形成永、长、

短三条流水线。

2）产品档案编号形式采用五段制，由左至右排列，各段之间用“.”隔开。

第一段为全宗号。

第二段为一级类目代号，用“E”表示。

第三段为二级类目代号，用01——10表示。

第四段为三级类目代号，由各公司自行设置。

第五段为案卷号，在三级类目内流水编号。

如：

全宗号 产品档案代号 二级类目代号 三级类目代号 案卷号

3）科学技术研究档案类编号结构形式采用五段制，由左至右排列，各段之间用“.”

隔开。

第一段为全宗号。

第二段为一级类目代号，用“F”表示。

第三段为二级类目代号，用01——20表示。

第四段为科研课题，代号由各公司自行编制。

第五段为案卷号，按科研课题流水编号。

如： 全宗号 科研档案代号 二级类目代号 科研课题代号 案卷号

4）基建档案编号结构形式采用五段制，由左至右排列，各段之间用“.”隔开。

第一段为全宗号。

第二段为一级类目代号，用“G”表示。

第三段为工程项目代号，由各公司排序编号。

第四段为二级类目代号，用01—10表示。

第五段为案卷号，按项目或二级类目流水编号。

如： 全宗号 基建档案代号 工程项目代号 二级类目代号 案卷号

5）设备仪器档案编号结构形式采用六段制由左至右排列，各段之间用“.”隔开

第一段为全宗号。

第二段为一级类目代号，用“H”表示。

第三段为二级类目代号，用01——11表示。

第四段为三级类目代号，采用01——10两位制编号。

第五段为单体设备代号，在三级类目内流水编号，由各公司自行设置。

第六段为案卷号，采用单体设备内流水编号。

如： 全宗号 设备仪器档案代号 二级类目代号 三级类目代号 单体设备代号 案卷号

6）会计档案编号结构形式采用全宗号、会计档案、目录号、年度、案卷号。

第一段为全宗号。

第二段为一级类目类名，用“会计档案”表示。

第三段为二级类目代号，用1——5表示。

第四段为年度代号，由四位阿拉伯数字表示。

第五段为案卷号，采用年度、类别、保管期限流水编号或类别、年度、保管

期限流水编号。

7）职工档案编号形式按在籍性质分类大流水号排列。

8）声像档案编号排列原则上按问题重要程度顺序依次排列，即上级领导活动、

企业重要活动、企业生产建设活动、其他重要活动，一个年度的案卷排一个

流水号。

5.2.1.4归档文件的整理与装订

1）归档文件以件为整理公司（即文件实体装订固定在一起，编目时也只体现为

一条目录）。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一

件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册

（本）为一件，正文与文件处理单为一件。某些关联性强的文件，如单一的请示

与批复、报告与批示、来文与复文（去文与复文）、函与复函、通知与报告等可

分别各作一件，但编目排列和装盒时要尽量排在紧挨位置。

2）文件修整

除重要文件在尽量保持文件原貌前提下进行必要补缺、托补、托裱外，一般

文件保持原貌即可，不必修整；幅面过小、不规则的文件无须粘贴在其他纸张上；

字迹模糊或易退变的文件可用复印方法复制一份并与原件一起装订保管。

大于A4型的文件（如报表、图样），要对超大部分进行折叠，折叠时要尽量

减少折叠次数，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。文件页数较多时，要单

张折叠，以便于查阅利用。

短期保管文件、已装订成册不便拆钉的刊物、书籍可不予拆钉重装。永久、

长期保管的文件要去除金属装钉物和大头钉等固定物。

3）装订方法

文件的装订要 根据每件页数的多少而采取不同的方法，页数较少的可采用

胶水粘贴方式固定；中等页数的可采用不锈钢针装订方式；较厚的可采用无酸纸

封套方式；单件文件较厚难以固定的，可将文件装袋归档，并在档案袋上加盖归

档章。

固定每件文件时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制

件在后；转发文在前，被转发文在后；中文本在前，外文本在后；文件处理单在前，正文在后。采用左上角固定的，将左、上侧对齐；采用左侧固定的，将左、下侧对齐。

5.2.1.5归档文件分类编号方案

根据归档文件的数量状况，下列4种分类编号方案可供选择。

1）年度----一级类目----保管期限复式分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按一级类目划分为党群工作类（用A 代）、行政管理类（用B 代）、经营管理类（用C 代）、生产技术管理类（用D 代）四部分，再在这四个一级类目下按永久（用1代）、长期（用2代）、短期（用3代）三种保管期限分类。

如：2002年：党群（A ）—永久（1）—长期（2）—短期（3）；行政管理类

（B ）—永久（1）—长期（2）—短期（3）；经营管理类、生产技术类依次类推。这种分类方法适用集团公司综合档案室及部分归档文件数量较多的公司。

2）年度---保管期限复式分类法。此法适用于部分内部机构设置简单、归档文件数量少（200件以下）的公司。即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类，不设党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类四个一级类目，但具体排列时尽量按上述四个方面问题的顺序排列。

如：2001年：永久—长期—短期 2002年：永久—长期—短期

3）部分归档文件数量少（200件以下）的公司，还可采用“年度—问题”复式分类法。即先将归档文件按年度分类，再在年度下按问题分类，不再设永久、长期、短期，但排列要先排永久、长期，再排短期。

如：2002年：党群工作类—1—2—3 行政管理类—1—2—3

经营管理类—1—2—3 生产技术类—1—2—3

4）个别归档文件数量很少（100件以下）的公司，可直接采用单一的年度流水编号的方法，即每个年度的归档文件按问题的先后顺序只排一个流水号，并尽量按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类四个问题的先后顺序排列归档文件。

如：2002年：1—20（党群），21—30（行政）

31—40（经营），41—60（生产技术）

5）各公司要根据本公司历年来归档文件的数量，选择适用的归档文件分类编号方法，并保持分类编号方案的相对稳定性。无论采用何种分类编号方式，在归档

文件编目排列过程中，应尽量遵从党群—行政—经营—生产技术这四个部分问题的先后顺序，并同时兼顾永久—长期—短期的前后顺序。

5.2.1.6归档文件的排列。

1）采用“年度—一级类目（问题）—保管期限”复式分类方案的公司，同一年度的党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类四个一级类目的归档文件分别按永久、长期、短期三种保管期限分别流水排列。形成12条流水号；采用“年度——保管期限”复式分类法的公司形成永久、长期、短期3条流水号；采用“年度——问题”复式分类法的公司形成党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类4条流水号；采用单一年度流水编号的公司形成1条流水号。

2）同一事由、同一属类问题文件排列要前后相连集中排列，同一事由内归档文件可按文件形成日期的先后顺序排列，也可按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面，或按责任者或承办部门分别集中排列。

3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。专业部门的排列顺序和整理成果，可按每卷为一件进行标注，不另行拆卷，案卷标题可作为题名，并将卷内文件的最后日期作为本件文件的标注日期，并在“备注”栏中标出卷内文件份数。

4）四个一级类目中不同属类问题（即二级类目）文件，应按各二级类目顺序的设定进行排列。如“党群工作类”文件，应在三种保管期限内按照“党务工作、工会工作、协会工作”顺序依次排列。

5）对各类文件已整理编目完毕后出现的需归档的零散文件，可在已排完的最后一份文件后续排，不必插件；如该份文件与已排序完毕的某一份文件联系密切，可在相关事由文件的“备注”栏中注明（如“见xx 件）。

5.2.1.7归档文件编号

1）归档文件应根据分类方案和排列顺序逐件编号，并在首页上端的空白位置加盖归档章，文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可在文件首页前另附纸加盖归档章，并填写其内容，以固定该份文件通过分类、排列后的具体位置。

2）归档章不得压住文件字迹或与批示文字等相交叉。

填写归档章时要严格按固定顺序进行，不得打乱各编号项目在归档章中的固定位置。填写归档章项目要使用符合档案保护要求的字迹材料。

归档章设置全宗号、年度、保管期限、一级类目代号、件号、页数、盒号7个检索项目。全宗号：立档公司代号，各公司暂空号，待集团档案室给定号后再

填写。

年度：用4位阿拉伯数字标注形成年度。如：“2002”

保管期限：用1、2、3分别代永久、长期、短期

问题：用1、2、3、4分别代党群、行政、经营、生产技术类

件号：分类方案的最低一级类目（三种保管期限内）按文件排列顺序从“1”开始流水标注。

页数：用阿拉伯数字标注

盒号：用阿拉伯数字标注

5.2.1.8归档文件的目录编制

《归档文件目录》应按照分类、排列的结果，逐件编制目录，以全面揭示归档文件的全貌，编目以件为公司进行，在目录中一件只体现为一条条目。

1）归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

“件号”：分类方案的最低一级类目（三种保管期限内）按文件排列顺序从“1”开始流水标注（即与归档章上件号的标注方法相同）。

填写“责任者”项时要使用全称或通用简称。联合发文时可选择两个主要责任者。机关内部“白头文件”未署责任者的要依据文件内容、形式等特征加以考证并填写。

“文号”：照实抄录文件的发文字号，其代字、年度、顺序号都不能省略，文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，也不得填写“情况反映”等刊物名称。

“题名”：即文件标题，在正题名能够反映文件内容时，副题名可不抄录；并列题名（以其他语言文字书写的题名）需要时要与正题名一并抄录；文件没有题名或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号填写在目录中；会议记录须重新拟题名时，应写明会议时间和主要内容。

“日期”：以8位阿拉伯数字标注文件形成时间，即发文时间（文件的落款时间），如有的文件未标注日期，应根据文件内容加以考证填写到年、月或填写到年。

“页数”项填写一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计；大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面计算页数。

“备注”：项填写归档文件需补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。如无需说明的情况，可以空置；如有须说明的情况较多，备注栏填写不下时，可在备注栏中加注“※ ”号，将具体内容填入备考表中。

2）归档文件目录按党群工作类（永、长、短）、行政管理类（永、长、短）、经营管理类（永、长、短）、生产技术管理类（永、长、短）的顺序排列装订成册，编制封面；

5.2.1.9归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。

1）归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致。

2）装盒时，不同年度、不同一级类目、不同保管期限的归档文件不得放入同一档案盒中。同一事由、同一属类问题（即二级类目）的归档文件要按件号顺序依次装盒。一盒装满后，顺次装入下一盒。

3）档案盒脊背填制全宗号、年度、一级类目代号、保管期限代号、起止件号。其中“起止件号”填写盒内排列最前和最后的归档文件的件号，其间用“ ---”号连接，盒号可填也可不填。

4明和动态管理。

“盒内文件情况说明”项填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

“整理人”项填写负责归档文件整理人员姓名，以明确责任。

“检查人”项填写负责检查归档文件整理质量的档案人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

“日期”项填写归档文件整理日期。

5.2.2 档案保管

5.2.2.1档案室要采取必要的防盗、防火、防水、防光、防潮、防尘、防有害生物和防有害气体措施。档案库房和档案装具管理要符合国家和集团公司的有关技术要求。

5.2.2.2库藏档案要定期进行检查或清点核对，对破损或载体变质的档案，要及时

进行修补和复制。

5.2.2.3库藏档案的收进、移出和鉴定销毁要认真登录，档案保管和利用中要保证帐物相符，实体有序。

5.2.3 库藏图纸修改和补充

5.2.3.1对已归档的技术图纸及科技文件进行修改、补充，须有按技术责任制规定的有关部门或负责人批准图样或科技文件修改、补充通知单，档案部门和档案人员要做好监督服务工作。修改蓝图时，底图应一并修改。

5.2.3.2修改后应有修改标记、更改人、校对人、审批人和重描人签字，修改通知单与修改的档案一同归档。

5.2.3.3原图修改内容较多时，应另出新图代替，原图作废，新图列入原图目录，并注明所代替的原图图号。

5.2.3.4整个保管公司内图纸作废，由新图代替，应重新编制保管公司，并注明原保管公司编号，注销作废图纸的原编帐卡。

5.2.3.5作废的图纸应注明新图（或新保管公司）的编号，根据需要另行保管一段时间，或经主管领导批准后销毁。

5.2.4 档案鉴定与销毁

5.2.4.1各部门要对保管期限已满的档案定期进行鉴定。鉴定时要成立由档案部门和专业部门负责人及档案人员组成的鉴定小组，参照各类档案的保管期限规定，对档案进行直接鉴定。

5.2.4.2对经鉴定确认无保存价值的档案进行销毁前，要编制《档案销毁清册》和销毁报告，由鉴定小组负责人审核签字后，报本公司主管领导审批方可销毁。

5.2.4.3销毁档案要严格执行保密规定，须有二人监销，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保存。

5.2.4.4鉴定销毁完毕，档案部门要做好档案实体和有关目录、卡片的调整与标识，做到帐物对应和排列有序。

5.2.5 档案统计

5.2.5.1公司档案员要建立健全本公司的档案统计工作，对档案数量变化和接收、整理、鉴定销毁、提供利用各项量化指标及时记录，确保统计数据准确、可靠。

5.2.5.2各部门要在档案统计分析的基础上，于每年年底向公司总经理办公室报送档案工作统计年报。

5.2.6 档案提供利用

5.2.6.1档案利用可采用档案借阅、摘录、复制、咨询档案证明、提供目录和档案编研成果等形式。各公司要规范档案利用的审查、登记和归还检查程序，满足企业生产经营管理和发展的需要，并注意保护企业秘密，保障企业的合法权益不受损害。

5.2.6.2利用者利用档案时认真填写《档案查借阅登记表》，注明利用档案的目的与范围。利用中要做好档案的保管和保密工作，并及时向档案部门反馈利用效果。 5.2.6.3各类档案原件原则上不允许外借，特殊情况需外借的，借出10日内必须归还；特殊情况需要续借的，及时办理有关续借手续。

5.2.6.4档案现代化管理是企业管理现代化的组成部分，应与各公司管理现代化现状相适应。档案部门要积极应用现代化手段和先进技术管理档案。 5.3奖励与处罚

5.3.1对各公司在档案工作中做出突出贡献的人员进行表扬，其成绩作为年度考核依据之一。

5.3.2对不归档或涂改、抽换、丢失、损坏、伪造、盗窃档案负有直接责任者将按照公司发布的《工作奖罚制度》进行处罚。 6、相关文件

6.1《公司奖罚制度》

6.2《大连市实施细则》 大档发[1993]19号 6.3《规档文件整理规则》 7 记录

7.1 《归档文件目录》 7.2 《档案查借阅登记表》 7.3 《电子文件目录》 7.4 《档案销毁清册》 7.5 《档案材料移交清单》

创新压铸件文件材料归档范围及保管期限表

续